Il problema: gestionali chiusi e costi che crescono
Molte biblioteche italiane — comunali, scolastiche, ecclesiastiche, di musei, associazioni e istituti di ricerca — gestiscono catalogo e prestiti con software proprietari. Il copione è noto: canoni annui che aumentano, funzioni essenziali vendute come moduli aggiuntivi, dati chiusi in formati difficili da esportare. E quando si valuta un cambio, la risposta è sempre la stessa: «i dati sono nel gestionale». È il lock-in: più tempo passa, più il fornitore è insostituibile.
Per un ente pubblico c’è anche un tema di trasparenza e di buon uso delle risorse: pagare ogni anno una licenza per un software che non si può ispezionare, né far evolvere, né cambiare senza ripartire da zero.
La soluzione: Koha
Koha è il sistema integrato di gestione bibliotecaria (ILS) open source più diffuso al mondo: nato nel 1999 e oggi utilizzato da migliaia di biblioteche di ogni dimensione, dai piccoli comuni alle reti nazionali. È software libero con licenza GPL: nessun costo di licenza, codice pubblico e verificabile, una comunità internazionale attiva che lo sviluppa da oltre vent’anni.
Cosa offre, in concreto:
- Catalogazione a standard MARC21 e UNIMARC, con import/export dei record e cattura da altri cataloghi via Z39.50/SRU.
- Circolazione completa: prestiti, rinnovi, prenotazioni, solleciti automatici via email.
- OPAC integrato: il catalogo online per i tuoi utenti, personalizzabile con la grafica dell’ente.
- Acquisizioni e periodici, gestione di budget e fornitori.
- Standard aperti (SIP2, Z39.50, OAI-PMH, API REST) per dialogare con tornelli, banche dati e altri sistemi.
- Statistiche e report personalizzabili, anche per gli obblighi di rendicontazione.
Cosa include il nostro servizio
- Analisi e studio di fattibilità — esaminiamo il gestionale attuale, la qualità dei dati e i flussi di lavoro della biblioteca; concordiamo insieme il perimetro della migrazione.
- Installazione e configurazione — su un server dell’ente oppure in hosting gestito da noi, con configurazione di biblioteche, regole di prestito, tipologie di utenti e notifiche.
- Migrazione dei dati — record bibliografici, copie, anagrafiche utenti e, dove possibile, prestiti in corso e storico; verifica congiunta su un ambiente di prova prima del passaggio definitivo.
- Personalizzazione dell’OPAC — grafica coerente con il sito dell’ente, lingua, pagine informative.
- Formazione — sessioni pratiche per bibliotecari e amministratori, sui vostri dati reali.
- Assistenza continuativa — aggiornamenti, backup, monitoraggio e supporto in italiano.
Tempi tipici
Ogni progetto fa storia a sé, ma in via indicativa: una nuova installazione senza migrazione richiede 2–4 settimane; una migrazione completa da un altro gestionale 6–12 settimane, in funzione soprattutto della qualità dei dati di partenza. La biblioteca resta operativa sul vecchio sistema fino al giorno del passaggio.
Quanto costa
Con Koha non paghi licenze: paghi solo i servizi — migrazione, hosting, formazione, assistenza — e il costo dipende dal perimetro che sceglierai. L’analisi iniziale si conclude con un preventivo chiaro e senza sorprese: è un altro vantaggio di non dover rivendere licenze altrui.